Обязанности:

Ведение документации по проектам и клиентам:

• Запрос информации от Руководителей проекта по документам, отчетам;
• Подготовка закрывающих документов по оказанию услуг на проекте;
• Организация подписания документов в ЭДО заказчиком;
• Поддержание актуальных комплектов документов по проектам на сервере;
• Вычитка договоров, подготовка дополнительных соглашений, официальных писем;
• Информационная поддержка руководителей проектов по статусам документов, помощь в подготовке различной документации по проектам;
• Протоколы встреч;
• Контроль рабочих регламентов по работе с документами и их согласованию;
• Организация подписания закрывающих документов.

Обмен данными с бухгалтерией:

• Запрос в бухгалтерии счета и счет-фактуры по закрывающим документам проектов;
• Отправка в бухгалтерию сканов оригиналов документов, хранящихся в офисе;
• Информационная поддержка бухгалтерии по статусам проектов;
• Согласование договоров, дополнительных соглашений, актов;
• Запрос оригиналов документов, подписанных в ЭДО.

Переписка с клиентами по документообороту:

• Согласование с контрагентом документов: договора, дополнительные соглашения, закрывающая документация;
• Подготовка и согласование отчетов по проектам;
• Сбор оригиналов документов от контрагентов;
• Переписка с клиентом о статусе подписания документов, статусе оплат;
• Переписка с клиентом по вопросам ЭДО.

Получение и отправка корреспонденции:

• Подготовка документов к отправке;
• Вызов курьера и передача документов для отправки;
• Отслеживание доставки документов и решения вопросов с доставкой;
• Отправка и получения корреспонденции на почте.

Архив:

• Ведение архива документов совместно с бухгалтерией.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в качестве проектного менеджера, администратора проектов от 1 года;
• Опыт работы в системах электронного документооборота;
• Развитые коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь;
• Общее знание процессов производства, закупок, сбыта, логистики и финансов.

Условия:

• Работа в команде профессионалов, обучение и развитие;
• Комфортный офис в шаговой доступности от м. Автозаводская;
• График работы с 9:30 до 18:30;
• Белая заработная плата, оформление по ТК РФ.